Статья расскажет, что такое подотчетные деньги, как они учитываются и как осуществляется контроль за их использованием.
Подотчетные деньги – это денежные средства, которые выделяются работнику для оплаты расходов по служебным нуждам, например, на покупку офисных принадлежностей, оплату командировок и т.д. Основной целью учета подотчетных денег является контроль их использования и предотвращение возможных злоупотреблений.
Первым шагом при работе с подотчетными деньгами является составление сметы расходов. В ней указываются предполагаемые затраты, которые будут осуществлены на основании выданных денежных средств. Смета должна быть оформлена в письменной форме и подписана руководителем организации.
Затем происходит выдача денежных средств на основании утвержденной сметы. Работник должен подписать акт приема-передачи денежных средств, который должен содержать сумму, дату выдачи, цель использования денег и сроки отчетности.
После получения денежных средств работник несет ответственность за их использование в соответствии с утвержденной сметой. При использовании подотчетных денег необходимо брать кассовые чеки, счета-фактуры и другую документацию, подтверждающую расходы. Все документы должны быть сохранены для последующей отчетности.
Наконец, на заключительном этапе работник должен сдать отчет о расходовании подотчетных денег. Отчет должен быть составлен в письменной форме и содержать информацию о расходах, подтвержденных документами. Отчет должен быть подписан не только работником, но и руководителем организации.
Контроль за использованием подотчетных денег осуществляется службой безопасности организации. Сотрудники службы имеют право проверять смету расходов и документы, подтверждающие расходы. Они также могут проводить проверки обоснованности и своевременности расходования подотчетных денег.
Таким образом, учет и контроль за подотчетными деньгами являются необходимыми для предотвращения злоупотреблений и обеспечения эффективного использования денежных средств. Соблюдение правил учета и контроля за подотчетными деньгами является неотъемлемым элементом корпоративной культуры и способствует повышению доверия внутри организации.