Надлежащее ведение документооборота – это один из основополагающих принципов работы отдела кадров. При этом важное значение приобретает составление описи документов, которое способствует упорядочиванию бумажной работы и повышению эффективности деятельности коллектива. В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить опись документов по документам отдела кадров.
Ключевые моменты составления описи документов:
1. Определение категорий. Документы необходимо разделить на категории, чтобы была возможность их классифицировать и находить в архиве. Например, категория «Кадровые документы» включает в себя приказы о приеме на работу, трудовые договоры, табели учета рабочего времени и так далее.
2. Название документа. В описи необходимо указывать название каждого документа, чтобы было понятно, что именно содержится в конкретном файле.
3. Дата. Указание даты помогает определить хронологию документов и более точно найти необходимую информацию.
4. Номер. Важно проставлять номера каждого документа, чтобы была возможность легко и быстро находить нужный файл в архиве.
5. Подпись. Конечно, необходимо указывать подпись того, кто подписал документ. Также стоит указывать должность того, кто его подписал.
6. Дополнительная информация. Если в документе содержится какая-то дополнительная информация, которая может оказаться полезной, ее также следует указать в описи.
Составление описи документов – ответственное и трудоемкое занятие. Однако, если она ведется правильно, то сможет значительно облегчить работу всего отдела кадров. Важно помнить, что опись документов должна быть актуальной и обновляться в соответствии с поступающими документами.
Ценность описи документов заключается в том, что она позволяет сохранять порядок и структуру документов, повышает эффективность и оперативность работы отдела кадров и улучшает контроль за передачей информации между сотрудниками. Составление описи документов – это не просто формальность, а необходимость для успешной и эффективной работы отдела кадров.